Styrelsedokument

 

Detta styrelsedokument är fastställt av styrelsen för SSLO 2010-01-24 och ska årligen, i samband med årsmötet, ses över och vid behov revideras av styrelsen. I och med att detta styrelsedokument fastställts av styrelsen upphävs eventuella tidigare beslut av förra lokalområdesstyrelsen i de frågor som behandlas i dokumentet. 

  

Detta styrelsedokument består av:

1. Arbetsordning

2. Ansvarsfördelning

3. Rapporteringsinstruktion

4. Årlig utvärdering

 

1. ARBETSORDNING FÖR LOKALOMRÅDESSTYRELSEN

Styrelsens arbete regleras av SBK:s/AfRS rasstadgar samt av Normalstadgan för lokalområde inom rasklubb med en nivå. På basis av dessa har styrelsen beslutat att följa denna arbetsordning.

Styrelsemöten

Styrelsens suppleanter skall närvara och har yttranderätt vid ordinarie styrelsemöte. 

Vid det konstituerande styrelsemötet, snarast efter årsmötet, ska styrelsen:

  • Besluta om firmateckning och attestordning för enheten.
  • Besluta om datum för första kommande styrelsemöte.
  •  Erhålla detta styrelsedokument med vidhängande etiska regler, med eventuella kommentarer och förslag till ändringar från föregående styrelse (vilka behandlas på första ordinarie styrelsemöte efter årsmötet).
  • Erhålla gällande lokalområdets stadgar.

Så snart som möjligt efter årsmötet skall styrelsen dessutom:

  • Fastställa en sammanträdesplan för styrelsen, med minst 4 ordinarie styrelsemöten/år (ev.styrelsemöten utöver sammanträdesplanen hålls i enlighet med stadgarna), och 3 medlemsmöten varav det ena skall vara ordinarie årsmöte. Telefonmöten med styrelsen kan förekomma, om styrelsens ordförande finner det motiverat.  

Styrelsens ledamöter deltar i styrelsens möten enligt den sammanträdesplan som fastställts. Styrelsens ledamöter förväntas också delta på minst ett medlemsmöte varje år samt i fortbildningar som av distriktet anordnas för förtroendevalda.


Kallelse och dagordning

Styrelsens ordförande eller sekreterare utarbetar kallelse och förslag till dagordning. Dessa ska, tillsammans med tillräcklig dokumentation till respektive ärende, distribueras till samtliga ledamöter och suppleanter, så att de är dessa tillhanda minst en vecka före styrelsemötet.

  

Om en ordinarie ledamot är förhindrad att delta vid styrelsemöte, ska förste suppleant snarast möjligt informeras om att han eller hon ska träda in som ersättare. (Suppleanterna träder in i den ordning de valts vid årsmötet.)

  

För att ge mer tid för mer principiella frågor kan dagordningen utformas så att de besluts- och rapporteringsärenden som är av mer rutinbetonad karaktär behandlas tillsammans och för sig, för att av styrelsen beslutas respektive godkännas utan föredragning eller diskussion. Till varje sådant beslutsärende ska bifogas ett beslutsunderlag i form av bakgrund, motiv och förslag till beslut (motsvarande gäller för rapporteringsärenden).

  

Om någon av styrelsens ledamöter, senast vid godkännandet av dagordningen, vill att ett sådant "rutinmässigt" beslut ska behandlas eller om han/hon har en avvikande mening än det förslag till beslut som finns, ska ärendet tas upp till föredragning och diskussion före beslut (motsvarande gäller för rapporteringsärenden).


Protokoll

Från respektive styrelsemöte ska vara tydliga beslutsprotokoll, med konfidentiella ärenden i bilagor. Protokollen - undertecknade av sekreteraren och justerade av ordförande jämte ytterligare en justerare ur styrelsen läggs snarast möjligt ut på lokalområdets interna hemsida om sådan finns. Sekreteraren skall förvalta och arkiverar originalprotokoll på ett betryggande sätt. Sekreteraren skall distribuera styrelse och medlemsmötes protokollen till samtliga i LO-styrelsen och till, revisorer och revisorsuppleanter, sammankallande i valberedningen samt till rasklubbens LO/ROR-ombud ansvarig.


Distribution  
Kallelser, protokoll m.m. distribueras enbart ut som e-post.


Arvode och ersättningar

Styrelsens ledamöter erhåller ej arvode. Ledamot i styrelsen får ersättning för utgifter direkt föranledda av beslut tagna av styrelsen mot uppvisande av kostnadsunderlag samt milersättning enligt statliga normer.

 

Jäv

Valberedningen skall i möjligaste mån undvika att nominera kandidater till styrelsen som uppenbart kommer att hamna i jävssituationer med familjemedlemmar/släktingar. I händelse av att ledamot i styrelsen tidigare varit delaktig i beslutsfattande i en viss fråga, i klubb eller medlemsorganisation, skall han/hon förklara sig jävig i frågan och ej delta i ärendets behandling i LO-styrelsen. Det ankommer varje styrelsemedlem att själv ansvara för att ej delta i beslut i samma ärende inom flera juridiska enheter, vilket kan försätta ledamoten i jävssituation.


Tystnadsplik
t

Sekretess gäller enligt sekretesslagen.


2. ANSVARSFÖRDELNING

  • Styrelsen har det övergripande ansvaret för lokalområdets verksamhet, organisation, förvaltning och ekonomi.
  • Styrelsen ansvarar för att verksamheten i lokalområdet  bedrivs i enlighet med SBK/AfRS stadgar och policybeslut samt i enlighet med allmän lag.
  • Styrelsen ansvarar för ingångna avtal. Avtal tecknas enligt upprättad teckningsrätt.
    AU om sådan tillsats, har till uppdrag att förbereda frågor inför styrelsemöten samt behandla ärenden som delegerats till AU av styrelsen.
  • AU kan på styrelsens uppdrag fatta beslut i viktiga frågor, men alla sådana beslut skall in i nästkommande protokoll och därmed verifieras av styrelsen.

  

3. RAPPORTERINGSINSTRUKTION

All inkommande post, e-post och övriga dokument som tillställs någon styrelsemedlem och som avses LO-organisationen skall vidarebefordras omgående till övriga i styrelsen och avrapporteras på kommande LO-styrelsemöte. Kassören skall avrapportera på styrelsemötena, dagsaktuell balans och resultaträkning samt hur ekonomin utvecklas. 


4. ÅRLIG UTVÄRDERING

En årlig utvärdering görs i samband med näst sista styrelsemötet före årsmötet med styrelse och personal vid enheten, då också kommande års målstyrning grundläggs. Under det sista ordinarie styrelsemötet före årsmötet ska styrelsen se över detta styrelsedokument. Kommentarer samt ev. förslag till ändringar av styrelsedokumentet skall då fastställas för att senare överlämnas till den styrelse som väljs på årsmötet.

  

Läs mer om våra stadgar